10 passos para implantar uma cultura de redução de despesas.
Controlar os gastos da sua empresa permite canalizar o dinheiro
para as iniciativas que farão seu negócio crescer.
Toda empresa opera com uma
equação básica: seu lucro é o resultado de sua receita menos os seus gastos.
Portanto, menos gasto significa mais lucro. E mais lucro significa mais
investimento em inovação, capacidade de expansão e até mesmo maior remuneração
dos funcionários.
Acontece que nem sempre as
empresas monitoram de perto as suas despesas ou têm processos para saber
exatamente onde elas estão e como evoluem. Pior: não incentivam gestores e
funcionários a usarem os recursos de maneira eficiente.
Para reverter esse processo,
sua empresa precisa implantar uma cultura de redução de despesas. Ela garante
que o dinheiro disponível será gasto nas iniciativas mais alinhadas com os
objetivos do negócio.
Especialmente para startups e
empresas pequenas, que dispõem de poucos recursos, o esforço é ainda mais
importante. Mas como começar? É justamente esse caminho das pedras que tentarei
traçar a seguir.
Primeiro, os dados.
Para reduzir despesas e colocar
essa pauta em toda a empresa, é necessário ter uma boa base de dados. O
mapeamento da estrutura de despesas é o primeiro passo para realizar qualquer
ajuste ou mudança.
Sua empresa tem uma base de
dados confiável? Segue as normas contábeis? Dentre as minhas despesas, quais
são fixas e quais são variáveis?
As informações estão
registradas em algum sistema ERP? Quanto mais acessíveis e mais seguros forem
esses dados, melhor.
Com um bom plano de contas e
uma boa estrutura de centro de custos, é possível analisar a situação de cada
área e atuar sobre os problemas.
Para entender por que esse é o
primeiro passo, pense em um avião que precisa ser pilotado. O responsável por
essa tarefa precisa ter no painel de bordo todas as informações disponíveis
para saber se a aeronave está funcionando normalmente e se está seguindo a rota
estabelecida.
Os dados são o ponto de
partida. Com informações confiáveis, é mais fácil tomar as decisões corretas.
Crie relatórios
O segundo passo é a criação de
relatórios gerenciais, que trazem os KPIs (Key Performance Indicators), para a
empresa acompanhar suas principais métricas.
Também é importante ter o DRE
(Demonstração do Resultado de Exercício) estruturado, com as margens que
refletem o seu negócio.
Essas informações permitirão
acompanhar a evolução dos custos e das despesas do seu negócio e comparar suas
métricas com as de mercado.
Esse filtro de informações é importante
porque, com uma base de dados gigantesca, fica difícil visualizar a situação da
empresa ou trabalhar com as informações no dia a dia.
Tenha um ritual de análise
Os relatórios, no entanto, não
servem para nada se não houver uma rotina de análise. É o que eu chamo de
“ritual”. Nesse momento, entram em cena as pessoas e o calendário de avaliação.
Se a sua empresa está começando
a implantar uma cultura de redução de despesas, o ideal é que, inicialmente, as
reuniões envolvam poucas pessoas, que podem ser os gestores de cada área.
A empresa estabelece uma
agenda: as reuniões de resultados podem ser mensais, bimestrais ou trimestrais,
de acordo com a organização da empresa. A periodicidade pode mudar conforme a
maturidade da empresa.
Aqui, vale o alerta: uma
reunião para apresentar informações não faz sentido. Informações podem ser
enviadas por email.
O objetivo de colocar gestores
em uma mesma mesa deve ser discutir um plano de ações e possíveis melhorias nos
gastos e processos. É assim que se decide quais serão os esforços de redução de
custos e despesas.
Faça um orçamento
Voltando ao exemplo do avião:
um piloto precisa saber para onde está indo e qual rota seguir. O mesmo vale
para despesas de um negócio. Para onde meus gastos estão indo e em quais áreas
estarão concentrados? Essas respostas estão no orçamento, que precisa ser
elaborado e perseguido.
A sua empresa provavelmente tem
uma estimativa de receita. Para atingi-la, tem uma estimativa de custos e
despesas. O que sobrar será seu lucro. Portanto, o ideal é, para um determinado
nível de vendas, encontrar qual o gasto necessário para entregar o seu produto
ou serviço.
O orçamento transforma esse
mínimo ideal em metas para cada área. A remuneração variável dos funcionários
pode estar atrelada à conquista dessas metas.
Enquanto relatórios e
demonstrativos mostram o desempenho da empresa no passado e no presente, o
orçamento é a visão de futuro, a programação para os próximos meses ou ano.
As metas precisam ser
acompanhadas a cada mês e a empresa precisa fazer planos para corrigir desvios.
O orçamento não serve apenas para ficar na parede, mas para ser acompanhado e
cumprido.
Mais maturidade a cada ano
A cada ano, a empresa ganha
mais maturidade em um processo de redução de despesas. As pessoas se habituam a
esse ciclo de indicadores – relatórios – análises – orçamentos e passam a ter
mais senso crítico para entender o que está por trás de bater uma meta com
folga ou do não atingimento da meta.
Quando uma meta não é atingida,
as perguntas que precisam ser feitas são: estava realmente muito difícil? Será
que errei no traçar das metas? Ou essa área precisa de ajuda externa?
Com o tempo, cada vez mais a
empresa consegue apertar seus custos e despesas e errar menos nas estimativas.
E cada vez que aperta mais, cria uma cultura de que é possível fazer melhor,
mais rápido e com menos recursos sempre.
Metodologias
Há duas metodologias
interessantes para construir e gerenciar um orçamento, implantando uma cultura
de redução de despesas:
– Orçamento Base Zero (OBZ). É o
método utilizado por grandes empresas como a Ambev, que repensa a cada ano
todas as despesas das áreas.
Ele desconsidera o passado e
considera a estratégia da empresa para o período seguinte.
Com base nessa estratégia, são
definidas quais despesas fazem sentido. É uma priorização, considerando o que é
mais fundamental para entregar o produto, o serviço e a proposta de valor da
empresa.
Dá para aplicar essa ideia em
qualquer lugar. Imagine que você tenha R$ 1000 para gastar na sua casa por mês.
Você vai listar seus desejos e elencar suas prioridades, gastando até o limite
do orçamento com aquilo que é mais importante.
– Gerenciamento Matricial de
Despesas (GMD). Essa metodologia propõe uma comparação das despesas entre as
áreas.
Por exemplo, suponha despesas
com deslocamento, hotéis e refeições. Tudo isso pode ser colocado na conta de
“viagens” da empresa.
É possível designar um
responsável por monitorar todas as despesas com viagens, comparando os gastos
de cada área, evidenciando as melhores práticas.
Ele pode criticar algumas
despesas ou propor que, considerando a demanda de todas por passagens, negociar
com a companhia aérea fornecedora um desconto extra.
Engaje as pessoas
Não é segredo para ninguém que
reduzir despesas é uma tarefa ingrata. Nenhum gestor gosta de abrir mão do seu
orçamento. Para engajar as pessoas em uma cultura de redução de custos é
preciso mostrar que ela traz benefícios. Como?
Ao eliminar despesas não estratégicas,
sobra mais dinheiro para investir no crescimento do negócio. No final do ano, o
crescimento da empresa poderá ser distribuído em forma de dividendos, bônus ou
PLR.
Uma empresa que gasta todo seu
lucro com despesas que não são necessárias não consegue distribuir uma boa
remuneração variável.
A importância do líder
O engajamento só existirá se o
nível mais alto da hierarquia da empresa estiver comprometido com a redução de
despesas. Um gerente, por melhor intencionado que seja, não pode ser o único
porta-voz do assunto. A diretoria e a presidência precisam imprimir essa
cultura, com um discurso homogêneo para defendê-la.
Mais: o discurso precisa ser
demonstrado na prática. Continuar gastando e ignorando metas que não são
batidas são caminhos para o fracasso da cultura de redução de despesas.
Trabalho de longo prazo
Cultura é uma construção de
longo prazo. Não dá para implementar de forma abrupta, há uma velocidade de
absorção das regras.
Se não levar esse tempo de
assimilação em conta, a empresa pode acabar atropelando a tentativa de reduzir
despesas e cair em descrédito diante dos funcionários – eles passarão a
acreditar que uma iniciativa como essa não tem como dar certo.
Redução de despesas é um
remédio que precisa ser ministrado a conta-gotas para não matar o paciente.
Até por conta disso, as
reuniões no primeiro ano devem ser restritas a um pequeno grupo de gestores. Se
algo der errado no projeto, é mais fácil corrigir quando ele envolve poucas
pessoas. Além disso, aos poucos, essas pessoas se tornam multiplicadores da
cultura de redução de despesas.
Algumas empresas brasileiras
são bons exemplos dessa cultura, como a Lojas Renner. Seu presidente, José
Galló, tem feito isso desde o começo dos anos 1990. Ele é um porta-voz dessa
cultura de redução de despesas, de fazer mais com menos.
Quando trabalhei com a Renner,
vi de perto como a empresa de fato gasta o que é necessário, sem esbanjar.
Algumas empresas já nasceram
assim, como a BRMalls. Os sócios do fundo de investimento GP, um dos
controladores, que sempre foram espartanos com a redução de despesas,
imprimiram essa cultura na rede de shoppings.
Começaram com a ideia na
diretoria, que depois desceu para o nível de coordenadores até chegar, como
vemos hoje, nas recepcionistas.
Três armadilhas
Por fim, separo o que considero
três grandes armadilhas às quais todo empreendedor deve se atentar:
– A comunicação precisa ser
clara e transparente. Evite informações encriptadas. As pessoas precisam
entender os indicadores, o orçamento e as metas.
E a cultura tem que ser
transferida pela repetição. Todo novo funcionário precisa ouvir sobre redução
de despesas. Os antigos precisam ser lembrados sempre.
O antropólogo Claude
Lévi-Strauss dizia que uma das características do líder era repetir as mesmas
histórias para imprimir a cultura. E essa história não pode ser contada só com
números complicados.
– Não se afobe. Uma cultura de
redução de custos não é implementada de um dia para o outro. Nem é possível
envolver a empresa inteira de uma vez só. Primeiro, as reuniões e discussões
devem ficar restritas a poucos gestores.
Eles testarão o novo sistema,
construirão a metodologia e se tornarão os multiplicadores da cultura.
– Saiba para onde sua empresa está
indo. Talvez a pior armadilha seja fazer um orçamento sem saber qual o rumo do
negócio. O orçamento precisa estar vinculado aos desafios e estratégias da
empresa e a serviços deles. Como disse Seneca, se você não sabe para qual porto
está navegando, nenhum vento será favorável.
Conteúdo escrito por Rafael Landi,
originalmente postado Endeavor.
Site Yahoo Brasil.
https://br.financas.yahoo.com/noticias/10-passos-para-implantar-uma-cultura-de-reducao-de-despesas-153930981.html
Nenhum comentário:
Postar um comentário