Redigir e-mails profissionais não é complicado, mas requer
atenção e alguns cuidados.
Saber escrever um e-mail profissional é essencial para expor
ideias corretamente e demonstrar profissionalismo.
Além de evitar desentendidos
que podem custar o seu emprego ou aquela tão sonhada promoção.
Leia a seguir 7 dicas simples para escrever melhor:
É a primeira regra de ouro a ser considerada. Evite floreios
como “venho por meio desta…”. Use uma linguagem simples e direta, afinal,
estamos cada vez mais ocupados e repletos de distrações ao nosso redor.
Além disso, mesmo que esteja se comunicando com colegas de
trabalho, quando o e-mail envolver mais de uma pessoa, evite brincadeiras ou
trocadilhos no corpo do e-mail. Deixe a descontração para o cafezinho!
2. Introduza o assunto com as palavras certas.
O início do e-mail profissional é vital, pois é nele que se
encontram as informações essenciais daquele comunicado. Do segundo parágrafo em
diante, apenas informações adicionais devem ser incluídas.
Procure escolher palavras-chave que digam exatamente o que você
pretende logo no primeiro parágrafo. Por exemplo:
“Boa tarde,
Por favor, solicitar o orçamento à empresa X.”
Solicitar e orçamento são as palavras principais; por esse
motivo, elas estão na primeira linha, logo abaixo da saudação.
3. Faça a saudação adequada.
Saiba com quem você está se comunicando. Evite utilizar pronomes
de tratamento informais com superiores ou autoridades, por exemplo. Se estiver
lidando com o presidente da sua empresa, pode utilizar Sr. (Senhor) ou Sra.
(Senhora).
Mas, se estiver escrevendo para autoridades políticas ou
religiosas, opte por V. Ex.ª (Vossa Excelência, para cargos políticos e
autoridades) ou V. Ema. (Vossa Eminência, para postos religiosos).
4. Procure se informar antes de enviar o e-mail.
Se você planeja enviar um e-mail para sanar dúvidas, procure
sempre se informar antes de fazer perguntas. Ler e-mails demanda tempo, e, em
alguns casos, pode ser que você não receba a resposta imediatamente, o que pode
atrasar as suas atividades.
Talvez você encontre as suas respostas apenas indo atrás do que
quer saber, sem esperar ninguém por isso.
5. Diga quem você é.
Nem todo mundo na empresa precisa saber quem você é ou a sua
função. Ao enviar um e-mail para um departamento diferente ou para pessoas de
fora da empresa, diga o seu nome e o seu cargo, e só então introduza o assunto.
De preferência, também configure uma assinatura automática em
seu e-mail profissional com seu nome, cargo e o logotipo da sua empresa.
6. Escolha bem as palavras que irá usar.
A internet possui uma desvantagem enorme: a chance de você ser
mal interpretado é grande.
Para evitar que isso aconteça, utilize as palavras corretas ao
se referir a um assunto específico.
Além disso, evite julgamentos; se tiver de corrigir alguém,
aponte onde ele deve melhorar, e não apenas diga o que ficou ruim,
principalmente quando houver mais pessoas em cópia.
7. Por último, mas não menos importante… escreva corretamente!
Essa dica nem deveria ser dica, mas é sempre bom dizer: sempre
releia o seu e-mail antes de clicar em enviar! Um erro pequeno pode colocar
tudo a perder, dependendo de para quem você está enviando a mensagem.
Escrever certo na internet é imprescindível, e ainda mais quando
se trata de relações profissionais. Preste muita atenção!
Photos:
Rawpixel/iStock.
Por: Iana Faini.
Conteúdo
Revista SELEÇÕES.
LINK:
Nenhum comentário:
Postar um comentário