Mais eficaz do que tentar ser multitarefa, aprender a se
concentrar e cumprir uma tarefa com constância é uma habilidade eficaz no
gerenciamento do tempo.
Bem-vindos ao mundo da multitarefa, o lugar em que a medida do
valor de alguém é o número de tarefas que consegue realizar ao mesmo tempo.
Um dos adversários mais declarados da multitarefa é o Dr.
Clifford Nass, professor de comunicação da Universidade de Stanford, nos EUA.
“Fizemos alguns estudos que comprovam que, frequentemente, o
adepto da multitarefa sofre de déficit cognitivo”, explica ele. “Tem menos
capacidade de filtrar informações irrelevantes e de prestar atenção, e o
gerenciamento da memória é pior.”
Uma doença moderna.
Diferentemente do que os adeptos da multitarefa podem acreditar,
não se pode trabalhar a sério dessa maneira. A cada tarefa acrescentada ocorre
uma degradação da eficiência.
Assim, em coisas sérias como escrever, pensar, resolver
problemas importantes, a multitarefa prejudica. O resultado é pior, ainda que
pensemos que fica melhor.
Como relaxar pode nos deixar mais produtivos.
E essa é a maior parte do problema: nos iludimos e acreditamos
ficar mais eficientes passando de uma tarefa a outra com velocidade
estonteante. Mas a pesquisa indica um fato simples: o cérebro não tem
capacidade para isso.
Como melhorar a situação.
E como funcionar melhor num mundo obcecado pela produtividade?
Parece que o segredo é aprender a usar o tempo com eficácia.
O importante é se dedicar a uma só tarefa por mais tempo, em vez
de trocar uma pela outra o tempo todo.
“Quanto menos trocamos, melhor fazemos”, diz Nass. “Assim,
aprender a se concentrar e cumprir uma tarefa com constância é uma habilidade
de muita eficácia no gerenciamento do tempo.”
De acordo com o Dr. David Grant, especialista em estudos
funcionais e organizacionais, não conseguimos equilibrar tarefas porque ninguém
jamais nos ensinou a técnica correta.
O vice-reitor da Escola de Administração da Universidade de
Sydney, na Austrália, diz que devemos adotar a multitarefa, mas redefini-la,
como assumir e cumprir uma série de tarefas em dado período, em vez de fazer
tudo misturado.
Dicas preciosas:
• Programe a tarefa
antes de começar.
“Sente-se e pense meticulosamente em cronogramas e recursos
disponíveis”, aconselha o Dr. Grant. Ele diz que é preciso saber a hora de
dizer não quando nos pedem para assumir tarefas demais.
“É mais fácil falar do que fazer, mas é possível ser mais assertivo
no ambiente de trabalho. E, por parte das empresas, também há a
responsabilidade de pensar no modo ideal de distribuir tarefas.”
• Organize-se.
O segredo é se organizar, dividir bem o tempo e manter registros
eficientes. Isso significa assumir apenas o que podemos fazer, dedicando
períodos contínuos a uma única tarefa e criar o hábito de escrever uma lista de
afazeres, com horários determinados que nos permitam refletir sobre o andamento
e sobre o que resta a ser feito.
• Regra dos 20 minutos.
O Dr. Nass sugere aplicar a regra dos 20 minutos: “Ao fazer
alguma coisa, dedique-lhe um mínimo de 20 minutos”, diz ele. “Você verá que é
muito mais eficiente.”
• Pratique a atenção
plena.
Manter-se presente no momento atual aumentará o poder de
concentração. Dê bom exemplo a seus filhos e pratique com eles a arte da
conversa presente e contemplativa.
• Evite distrações.
Desligue a TV quando estiver tentando ler; desabilite o alerta
de e-mails que bipa ou aparece na tela do computador toda vez que algo chega à
sua caixa de entrada (quantos são realmente urgentes?); ponha na porta uma
placa “Não perturbe” ou peça aos colegas que não o incomodem por um
certo período, e deixe os telefonemas serem atendidos pela secretária
eletrônica.
Imagem:
AndreyPopov/Istock.
Por: Julia
Monsores.
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